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  一款阿里的知識(shí)管理工具

發(fā)布日期：2022/6/6 10:55:30      瀏覽量：

今天和大家聊聊知識(shí)管理。

說知識(shí)管理前，我們先看一個(gè)之前劉潤老師講的親身經(jīng)歷。

01知識(shí)管理的價(jià)值

1999年，劉潤老師加入微軟，作為工程師幫助那些一年支付幾十萬費(fèi)用的大客戶解決技術(shù)難題。

產(chǎn)品都一樣，但問題是千奇百怪的，其中99%的問題估計(jì)你這輩子都沒遇到過，因?yàn)橹挥凶钇孑獾膯栴}，客戶才會(huì)付錢找你。

可以想象，這些問題有多難。

但是，絕大多數(shù)的問題，微軟的工程師，居然總能在幾小時(shí)內(nèi)完美解決。

怎么做到的？

這就要?dú)w功于微軟非常受人推崇的“知識(shí)庫”系統(tǒng)。

工程師一邊接電話，一邊查知識(shí)庫！80%的問題，癥狀、原因、解決方法，早就清清楚楚地寫在里面。

這些記載著“癥狀、原因、解決方法”的藥方，是每個(gè)解決完問題的工程師，嚴(yán)格按照格式要求寫的。

寫完后，微軟總部有個(gè)類似于“美國FDA”的團(tuán)隊(duì)，驗(yàn)證每篇藥方的“療效”后，才會(huì)公布到微軟的“本草綱目”上。

這幫微軟節(jié)省了大量的工程師資源，更幫助客戶解決了無數(shù)疑難雜癥。

這就是知識(shí)管理的價(jià)值。

02 初遇釘釘知識(shí)庫

疫情期間，居家辦公時(shí)間也多。

作為我們產(chǎn)品組負(fù)責(zé)人，我需要重新調(diào)整自己和團(tuán)隊(duì)的工作方式，以適應(yīng)純線上化、遠(yuǎn)程化的協(xié)作。

其中一個(gè)很重要的工作，便是團(tuán)隊(duì)知識(shí)的管理。

一方面需要將以前散落在各處的資料匯總并分類好，便于查找、學(xué)習(xí)。

另一方面需要將日常工作新產(chǎn)生的資料沉淀下來，便于團(tuán)隊(duì)內(nèi)同步、回看。

一個(gè)好的知識(shí)管理工具，會(huì)讓你事半功倍。

期間，試用了幾個(gè)耳熟能詳?shù)奈臋n/知識(shí)庫工具，都或多或少存在一些不足。

傳統(tǒng)的知識(shí)管理工具，普遍問題包括：

有的只適用于特定的人群，例如confluence，適用于產(chǎn)品、技術(shù)類人員操作，并不適合HR、行政人員來編輯；
有的在線多人編輯、協(xié)作不友好，因?yàn)榇蠖鄶?shù)公司不會(huì)專職有人來填知識(shí)庫，所以能支持多個(gè)成員、團(tuán)隊(duì)共同作業(yè)是不可或缺的；
有的文檔管理、查找起來不便，或者移動(dòng)端使用體驗(yàn)太差，操作繁瑣，影響效率；
而一些新型垂直類的產(chǎn)品，則有面臨一些新的問題：

垂直類產(chǎn)品功能比較單一，不能和現(xiàn)有的團(tuán)隊(duì)溝通、項(xiàng)目管理工具連通，在多個(gè)工具間的流轉(zhuǎn)需要頻繁的二次上傳、下載；
需要頻繁的登錄下載，如果一些沉淀在知識(shí)庫里的材料或者SOP文檔，想分享給外部的客戶或者合作伙伴，需要客戶去下載或者注冊(cè)才能編輯；

直到我團(tuán)隊(duì)成員推薦我試試釘釘自己的團(tuán)隊(duì)空間產(chǎn)品，最近改名回了釘釘知識(shí)庫，不得不說，是一個(gè)明智的選擇。

坦白講，我此前并沒有想過會(huì)用釘釘做知識(shí)管理。

在過去，我們使用釘釘比較多的就是聊天、打電話或者做內(nèi)部的審批，以及做產(chǎn)品研發(fā)的項(xiàng)目管理，零散也會(huì)寫一些文檔，但并沒有當(dāng)做主要的文檔創(chuàng)作平臺(tái)去做。

使用后才發(fā)現(xiàn)，釘釘「知識(shí)庫」可以稱得上是一個(gè)優(yōu)雅的知識(shí)管理工具。

這也打破了我們團(tuán)隊(duì)對(duì)釘釘?shù)恼J(rèn)知。

這個(gè)工具是基于釘釘文檔做的，能將零碎的、分散的資料重新組成你的知識(shí)庫。

它適合各企業(yè)、組織、團(tuán)隊(duì)，甚至個(gè)人使用。

03 釘釘知識(shí)庫體驗(yàn)

1、入口

一個(gè)不得不面對(duì)的問題是，釘釘?shù)漠a(chǎn)品功能實(shí)在太多了，所以知識(shí)庫的入口要單獨(dú)講一下。

在PC上，可以通過釘釘電腦版客戶端-文檔欄進(jìn)入「知識(shí)庫」。

移動(dòng)端，可點(diǎn)擊「協(xié)作tab-文檔-知識(shí)庫」即可進(jìn)入。

2、在釘釘生產(chǎn)知識(shí)

先做一個(gè)簡述。每個(gè)人都可以在釘釘上，按照自己的需要建立知識(shí)庫，比如團(tuán)隊(duì)制度、項(xiàng)目、產(chǎn)品資料、學(xué)習(xí)計(jì)劃等維度去建立。

你甚至還可以一鍵將整個(gè)confluence（一個(gè)傳統(tǒng)企業(yè)wiki軟件）內(nèi)容導(dǎo)入，方便你遷移confluence上已有的內(nèi)容。

建立知識(shí)庫后，可以通過新建、上傳本地文件/文件夾來創(chuàng)造知識(shí)、沉淀知識(shí)。

知識(shí)庫中新建文檔的功能，可謂非常強(qiáng)大。

可創(chuàng)建的文檔類型包括文檔、表格、腦圖、白板等。

文檔、表格、腦圖、白板是釘釘文檔的功能， 功能強(qiáng)大、易用性好、支持多人協(xié)作，這里不多贅述。

這里值得一提的是，新建的文檔提供了大量的模塊，非常實(shí)用，可直接拿來用。

你還可以把自己創(chuàng)建的文檔，另存為模板/知識(shí)庫模板，方便自己或團(tuán)隊(duì)成員直接引用。

知識(shí)庫中的文檔，在知識(shí)庫左側(cè)以目錄樹形式結(jié)構(gòu)化，方便快速訪問所有文檔。

不僅如此，知識(shí)庫首頁也會(huì)以腦圖的形式羅列出所有文件結(jié)構(gòu)，并且支持拖拽移動(dòng)文件層級(jí)和順序。

這樣管理文檔，簡直不要太方便了。

3、知識(shí)創(chuàng)作

釘釘知識(shí)庫，是一個(gè)鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)作的生產(chǎn)力工具，它大大降低了你的創(chuàng)作門檻。

你可以在知識(shí)庫文檔里，通過+或/符號(hào)，來插入各種內(nèi)容模塊。

比如，插入圖片、表格、文件、腦圖、流程圖等常見內(nèi)容。

還可以添加日程、在線文檔、項(xiàng)目看板、語雀文檔等，引入已有內(nèi)容，開展項(xiàng)目協(xié)作。還可以添加日程、在線文檔、項(xiàng)目看板、語雀文檔等，引入已有內(nèi)容，開展項(xiàng)目協(xié)作。

還可以插入各種小工具組件，和釘釘其他功能互通，比如視頻會(huì)議、投屏、待辦事項(xiàng)、電子簽名等，串聯(lián)起日常工作。

甚至，還可以插入第三平臺(tái)的內(nèi)容，如第三方地圖、視頻、音樂、UI等平臺(tái)內(nèi)容，避免來回切換平臺(tái)。

這樣，所有的內(nèi)容，都串聯(lián)在了文檔中，再也不需多個(gè)工具切換，不需要頻繁截圖，不需要來回上傳、下載，不需要郵件、微信各種通知，就能完成幾乎所有知識(shí)沉淀、任務(wù)、協(xié)作、項(xiàng)目管理等工作。

這會(huì)大大降低了團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作、創(chuàng)作門檻，鼓勵(lì)大家去創(chuàng)造內(nèi)容、建立鏈接，太酷了。

4、知識(shí)流動(dòng)

同時(shí)，知識(shí)庫和釘釘是深度融合的，知識(shí)庫中的文檔，能快速分享給釘釘好友或釘釘群。

如果文檔中有@某個(gè)同事，對(duì)方可直接在釘釘對(duì)話框中收到提醒，可以快速點(diǎn)擊進(jìn)入批注處。

對(duì)比較重要的任務(wù)，還可以直接在文檔中@ 成員，選擇創(chuàng)建一個(gè)待辦事項(xiàng)，設(shè)定負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間，便于及時(shí)關(guān)注任務(wù)完成進(jìn)度，點(diǎn)擊圖示功能欄的「創(chuàng)建待辦任務(wù)」操作即可。

該操作直接將任務(wù)項(xiàng)目發(fā)送至釘釘?shù)摹复k」面板，提醒接收人去完成。

對(duì)于項(xiàng)目制的任務(wù)，多數(shù)團(tuán)隊(duì)會(huì)采用項(xiàng)目面板來規(guī)劃詳細(xì)的任務(wù)進(jìn)度時(shí)間表，釘釘工作臺(tái)中提供項(xiàng)目面板功能，方便組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理。

由于文檔承載在釘釘上，能無縫銜接部分協(xié)作辦公場景，比如直接插入項(xiàng)目看板，項(xiàng)目的分解任務(wù)、執(zhí)行進(jìn)度等等更新會(huì)動(dòng)態(tài)在文檔中刷新，一個(gè)方案文檔就可以把握所有狀態(tài)。

這對(duì)習(xí)慣于用 Word 辦公的朋友來講非常友好，管理項(xiàng)目進(jìn)度可以在一篇 Word 中完成。在階段性項(xiàng)目總結(jié)或者給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)非常實(shí)用，無需跳出釘釘文檔即可瀏覽詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度，體驗(yàn)及效率大幅提升。

文檔與文檔之間，也支持雙向鏈接，以引用關(guān)系的方式生成一個(gè)關(guān)系圖，你可以很方便地看到某一篇材料的流動(dòng)情況。

這樣文檔就在釘釘中快速的流動(dòng)起來。

文檔只有流動(dòng)，才能傳遞價(jià)值。

5、知識(shí)檢索

能找得到的才是知識(shí)。

在知識(shí)查看與檢索上，釘釘知識(shí)庫設(shè)定了腦圖視圖來展現(xiàn)，文檔之間結(jié)構(gòu)關(guān)系一目了然。

而且，在知識(shí)庫首頁就可以直接在腦圖上拖拽，快速高效完成文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整。

6、權(quán)限機(jī)制和安全

更為人性的是，知識(shí)庫的權(quán)限管理。

我們都知道，公司或團(tuán)隊(duì)中的很多內(nèi)容是有密級(jí)的，很多內(nèi)容只是有限的人可看的。

這就需要對(duì)文檔進(jìn)行靈活的權(quán)限管理。

知識(shí)庫的權(quán)限，能基于文件夾、單個(gè)文件添加指定人的指定權(quán)限，還能支持對(duì)個(gè)人/部門/群聊授予權(quán)限。非常靈活且易操作。

同時(shí)，知識(shí)庫文檔還可顯示訪客水印和禁止訪客復(fù)制內(nèi)容，便于追溯截圖泄露的人。安全措施很到位。

7、對(duì)本地word、excel以及confluence等各類文檔的兼容性

目前在線文檔的整體發(fā)展方向，大多是只追求創(chuàng)新，追求如何在互聯(lián)網(wǎng)用戶中獲得一致好評(píng)，反而忽略了 Word、Excel 本身的用戶群。

最直白的，你無法讓公司里面的每一個(gè)部門都習(xí)慣于在線文檔。比如老師傅就習(xí)慣用Word怎么辦？難道你告訴他，必須下載一個(gè)XX軟件，再去學(xué)一學(xué)？

其實(shí)，大多數(shù)人依然習(xí)慣于使用 Office 文件，創(chuàng)建一份Word、Excel文檔。這是微軟 Office 的強(qiáng)大，每一次新版本都會(huì)向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。

這也是這些在線文檔產(chǎn)品，需要考慮的?；ヂ?lián)網(wǎng)不能放棄一部分人，甚至一大部分人，不要為了極致忽略用戶的實(shí)質(zhì)需求。

這一點(diǎn)，目前來看釘釘文檔是對(duì)兼容本地Office文件考慮比較多的一家。

還有不少厲害的功能，如公開發(fā)布+審批、權(quán)限默認(rèn)繼承、無限嵌套等，我不再贅述。

可自行體驗(yàn)，相信不會(huì)讓你失望。

04 小結(jié)

在團(tuán)隊(duì)中使用釘釘知識(shí)庫后，整體來看，這是一款優(yōu)雅高效而安全的知識(shí)管理工具。

個(gè)人使用體驗(yàn)來說：

1、知識(shí)庫基于釘釘文檔而設(shè)計(jì)，每個(gè)人都能按需打造專屬的知識(shí)管理系統(tǒng)

大公司的產(chǎn)品，基礎(chǔ)能力、基礎(chǔ)服務(wù)還確實(shí)不一樣。功能強(qiáng)大不說，使用過程很流暢、學(xué)習(xí)成本也低，基本上不用專門的去學(xué)習(xí)就能使用。當(dāng)然如果是要搭建知識(shí)體系，就需要先想清楚。

2、大大降低了知識(shí)生成、知識(shí)創(chuàng)造門檻

已有文檔直接上傳，大量工作模板，直接能拿來用。文檔中還可引入各種形態(tài)的內(nèi)部、外部內(nèi)容，鼓勵(lì)大家在工作中生成內(nèi)容、創(chuàng)造內(nèi)容、沉淀內(nèi)容。

3、優(yōu)秀的文檔管理能力

拖拖拽拽就能完成文件結(jié)構(gòu)管理，所有內(nèi)容結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)。增加、刪除、修改、查詢文檔內(nèi)容很方便。

4、和釘釘深度融合，快速完成文檔流轉(zhuǎn)，讓知識(shí)流動(dòng)起來

可@團(tuán)隊(duì)成員，可在文檔中分配任務(wù)、跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，可快速完成項(xiàng)目總結(jié)和匯報(bào)，并且通過鏈接釘釘聊天、會(huì)議、待辦、日程、審批等服務(wù)，傳遞文檔價(jià)值。

5、靈活的權(quán)限控制和安全機(jī)制，兼顧效率和安全

6、對(duì)本地word、excel以及confluence等各類文檔的兼容性強(qiáng)

總之，釘釘知識(shí)庫目前我和我的小團(tuán)隊(duì)用得很爽。

選好工具，事半功倍。

做企業(yè)或團(tuán)隊(duì)知識(shí)管理，用釘釘「知識(shí)庫」就夠。